Upphandlingsprocess

Upphandlingsprocessen

Steg 1 – Planering

Denna fas tar olika lång tid beroende på vilken vara eller tjänst som planeras och vilket värde de betingar. Politiska beslut kan behöva tas för att initiera en upphandling. Stockholms Hamnars upphandlare håller sig dessutom kontinuerligt uppdaterade om vilka ramavtal som ska förnyas och vilka leverantörer som finns på marknaden.

Steg 2 – Förfrågningsunderlag

Här arbetar upphandlarna tillsammans med beställarna för att ta fram ett förfrågningsunderlag. Underlaget ska, så detaljerat det är möjligt, beskriva vad det är som Stockholms Hamnar behöver köpa. Förfrågningsunderlaget ska uppfylla de fem grundläggande EG-rättsliga principerna för all upphandling av varor, tjänster och byggentreprenader. Dessa är krav på icke-diskriminering, likabehandling, transparens (öppenhet och förutsebarhet), proportionalitet och ömsesidigt erkännande.

Steg 3 – Annonsering/anbudstid

I princip ska all upphandling annonseras. Annonseringen sker på olika sätt beroende på vilket upphandlingsförfarande som tillämpas och valet av förfarande avgörs av upphandlingens beräknade värde och kategori av tjänst. Vid bestämning av tidsfristen ska särskilt tas hänsyn till hur komplex upphandlingen är och hur lång tid som behövs för att utarbeta ett anbud. Under anbudstiden råder ”absolut sekretess” vilket innebär att upphandlaren inte får lämna ut sändlistor, namn på leverantörer, hur många som lämnat anbud etc. Det är mycket viktigt att de frågor som en leverantör vill ställa om upphandlingen sker skriftligen och enligt de instruktioner som meddelas i förfrågningsunderlaget. Svaren på dessa frågor skickas sedan ut till samtliga leverantörer som hämtat ut förfrågningsunderlaget.

Steg 4 – Anbudsöppning

De anbud som kommer till hamnen tas omhand av Registraturet som förvarar anbuden oöppnade tills sista anbudsdagen passerat. När tiden har löpt ut öppnar registratorn och upphandlaren anbuden tillsammans. Ett öppningsprotokoll upprättas och undertecknas därefter. En viktig detalj för leverantörerna att tänka på, är att en ansökan eller ett anbud som inkommer försent inte får tas upp till prövning, även om avsändaren inte har orsakat förseningen.

Steg 5 – Kvalificering/prövning

Samtliga upphandlingar, oavsett upphandlingsförfarande, är uppdelade i två steg. Steg 1 är leverantörskvalificeringen, där leverantörerna har att klara de ”ska-krav” som upphandlaren har ställt upp. Om leverantören inte klarar att visa detta, eller att handlingar som efterfrågas i förfrågningsunderlaget inte lämnas in, blir anbudet förkastat. Endast de leverantörer som klarar steg 1 tar sig vidare till nästa steg.
Steg 2 är prövningen av själva anbudet. Utgångspunkten i valet av anbud är antingen det ekonomiskt mest fördelaktiga eller det anbud som har lägst pris. Det gäller att leverantören är tydlig i sitt anbud eftersom upphandlaren bara får utvärdera det som står angivet i anbudet.

Steg 6 – Tilldelningsbeslut

Ett tilldelningsbeslut skickas till samtliga anbudssökande och anbudsgivare och ska innehålla information om vilken (eller vilka) leverantör(er) som vunnit kontraktet och varför. När den upphandlande enheten har meddelat tilldelningsbeslutet inträder en avtalsspärr, som är ett förbud mot att ingå avtal under en viss tid. Stockholms Hamnar meddelar tilldelningsbesluten elektroniskt varför avtalsspärren gäller i tio dagar. Under denna period kan leverantörer som inte vunnit upphandlingen ansöka om överprövning hos förvaltningsrätten. I och med att tilldelningsbeslutet sänds ut faller också den absoluta sekretessen och anbudshandlingarna blir därmed offentliga.

Steg 7 – Avtalstecknande

Avtalet som skrivs är ett sammandrag av de kommersiella villkoren som angivits i förfrågningsunderlaget, kravspecifikationen och det vinnande anbudet. Dessutom anges sådant som har framkommit vid en eventuell förhandling. Avtalet läggs in i Stockholms Hamnars avtalsdatabas och dessutom registreras det och sparas tillsammans med all övrig dokumentation som har producerats i upphandlingen.

Steg 8 – Uppföljning

Under avtalsperioden sker normalt en uppföljning av kontraktet som sådant eller som en utvärdering av hur arbetet med upphandlingen gått. Syftet är att utveckla samarbetet mellan beställaren och leverantören samt att förbereda upphandlingsenheten på nästa upphandling. Upphandlaren skriver ofta in en förlängningsklausul i ramavtalen vilken inte kan avropas innan det har säkerställts att de åtaganden som omfattas av kontraktet följs.